読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

by the way

「ところでさ」から始まる他愛もない話

温かい印象を与えるビジネスメールを書くためのコツ

雑記

温かい印象のビジネスメールを書くためには

 

皆さんはビジネスメールを書く時に気を付けていることはありますか?

ビジネスメールって、どうしても冷たい印象の文になってしまいますよね。

 

私は「ビジネスメール=要件が的確に伝われば良い」と考えていたので、けっこうさっぱりとした文章を今まで書いていました。

社内メールでもあまり文体を崩さず書いていたので、「淡々としているよね」と周りの人から言われたこともあります。

そんな私でしたが、今働いている会社に入って、その考えは変わりました。

「要件が的確に伝わる」ことはマストですが、プラス「温かみのある文章」を書いた方が相手に、より親近感や安心感を持ってもらえるということを知ったからです。

言い方を変えると、「温かみのある文章=敵でないことが伝わる」と感じています。

 

どうしてもメール文というのは、さっぱり淡々としがちです。

しかも尊敬語や熟語を使うことによって漢字が増えて、文章が固く見えてしまいます。

そこで、私が気を付けていることは3つ。

 

「様」は「さま」とひらがなで書く

名字+様と書くと、メールの最初から漢字がたくさん並ぶことになります。

そこで、「さま」とひらがなで書くことによって、柔らかい印象を持って読み始めてもらえるのではないかと思っています。

漢字が並んでかちっとしている印象が、「さま」と書くことによってガラリと変わります。

 

「致します」や「宜しく」は、ひらがなで書く

これも「さま」と書くことと似ています。

文章の最後は「よろしくおねがいいたします」で締めることが多いと思うのですが、「宜しくお願い致します」と「よろしくお願いいたします」のどちらが柔らかい印象を受けますか?

おそらく、「よろしくお願いいたします」の方が柔らかい印象を受けると思います。

「よろしくお願いいたします」には、「また連絡しますね」とか「またよろしくね」という意味も込めていると思うので、最後の最後で相手を突き放したくないですよね。

また、文章の中に出てくる「承知いたしました」というところも、「承知致しました」よりも「承知いたしました」と書いた方が柔らかくなり、納得して承知していることがより伝わると思います。

 

「どうぞ」や「ね」を使う

これは、文章を柔らかくするための付け足しのようなものです。

例えば、「よろしくお願いいたします」よりも「どうぞよろしくお願いいたします」の方が、相手に寄り添っている印象になります。

また「連絡いたします」よりも「連絡いたしますね」の方が、相手に一歩近づいた印象になります。

これらのように「どうぞ」や「ね」を付け加えることによって、より相手に近づいた柔らかい文章になると思います。

 

まとめ

私が上記のように考えるようになったのは、最近のこと。

職場の環境が変わって、周りの人の仕事の仕方を学んだからこそ思えることです。

まだまだ他にもコツはあると思うし、柔らかい印象の文を書けば良いということではないかもしれません。

そのため、ぺーぺーなヤツが思った一意見として読んでもらえればなぁと思います。

 

まだまだ淡々としたメール文を書きがちなので、今後も追及していきたいと思います。